Unsere Verträge und Vereinbarungen versenden wir nicht mehr in Papierform: wir nutzen eine "elektronische Unterschriften" - Dienstleistung der Firma DocuSign.

Die Grafik links kann angeklickt und vergrößert werden: Datum, elektrische Unterschrift und der Namen werden vom System übernommen, wenn die jeweiligen Unterschreibenden die elektrische Signatur bestätigen.

Auf der Folgeseite gut erkennbar die auf jeder Seite eingedruckte ID-Nummer unseres Dienstleisters.

 

Die folgenden Zeilen beantworten die fünf am häufigsten gestellten Fragen zum elektronisch Unterzeichnen mit DocuSign - das ist der von uns eingesetzte Dienstleister. Die Erläuterungen sind von DocuSign übernommen.

 

Was ist DocuSign?

Als erstes Unternehmen weltweit hat DocuSign eine Cloud-basierte elektronische Signatur angeboten, das einfach zu bedienen, sicher und kosteneffizient ist. Seit dem Start 2003 ist DocuSign der weltweit führende Anbieter von elektronischen Signaturen.

Die Lösung von DocuSign nutzen heute mehr als 300.000 Unternehmen auf der ganzen Welt für gültige elektronische Aufzeichnungen und rechtsverbindliche elektronische Signaturen. Rund eine Million Dokumente werden täglich signiert. Das heißt, alle 0,4 Sekunden signiert jemand ein Dokument mit DocuSign.

 

Wie funktioniert DocuSign?

Das Unterzeichnen mit DocuSign ist einfach und intuitiv. Außerdem ist es kostenlos – Sie brauchen nichts zu abonnieren. Sie müssen nur die folgenden Schritte befolgen:

• Sie erhalten eine E-Mail, in der Sie die Schaltfläche “Review” anklicken müssen. Dies ist mit jedem Internet-fähigen Gerät möglich – Smartphone, Tablet oder Computer.
• Wenn Sie zum ersten Mal einen Vertrag über DocuSign abschließen, werden Sie gebeten, der elektronischen Geschäftsabwicklung zuzustimmen.
• Wenn Sie auf “Weiter” klicken, werden Sie über die entsprechenden Reiter zu dem zu unterzeichnenden Dokument navigiert.
• Um Ihre Unterschrift zu tätigen, können Sie diese entweder auf Ihrem Tablet oder Smartphone zeichnen. Oder Sie nutzen die Funktion „eine Signatur annehmen“, mit der Ihre legale Absicht, dem Vertrag zuzustimmen, elektronisch dargestellt wird.
• Klicken Sie auf “Fertigstellen”, wenn Sie alle Unterzeichnungsvorgänge abgeschlossen haben.

Unter “Weitere Optionen” finden Sie zusätzliche Aktionen – etwa “Später beenden”, “Einer anderen Person zuweisen” (wenn Sie keine entsprechende Berechtigung haben), “Drucken und Unterzeichnen” sowie die Option “Ablehnen”, bei der Sie nach einem Grund gefragt werden. Die Option “Drucken und Unterzeichnen” ist nicht zu empfehlen, da Sie dadurch auf die elektronische Abwicklung des Vorgangs verzichten und damit nicht von der Möglichkeit Gebrauch machen, Zeit und Papier einzusparen.

Weitere Informationen zur Vorgehensweise finden Sie in unserem einminütigen Video sowie unter der Schaltfläche: “How to sign“.

 

Ist DocuSign legal und rechtsverbindlich?

DocuSigns E-Signaturen sind für nahezu jede geschäftliche oder persönliche Transaktion und in fast jedem Land der Welt rechtsverbindlich:

• Die elektronischen Signaturen von DocuSign entsprechen dem britischen Recht, der EU-Verordnung Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierungs- und Treuhanddienste (eIDAS-Verordnung) sowie internationalen Gesetzen und Statuten.
• In Kombination mit einem Audit Trail, manipulationssicherer Versiegelung, starker Authentisierung und Sicherheitsfunktionen auf Bankenniveau ist die DocuSign-Signatur besser nachweisbar als eine mit Tinte getätigte Unterschrift.
• DocuSign verfügt über langjährige Erfahrungen im Erbringen von Beweisen, um ihre Dokumente gegen Ablehnung zu verteidigen. Und DocuSign ist als weltweit einziger Digital-Transaction-Management-Anbieter stets bereit, die Gültigkeit der mit seiner Technologie unterzeichneten Dokumente zu bestätigen, um die Einhaltung lokaler Vorschriften zu gewährleisten.

Erläuterungen der Gesetze zur elektronischen Signatur in bestimmten Ländern finden Sie unter Global Legality Guide. 

 

Aber wenn ich eine DocuSign-Signatur verwende, ist das doch nicht meine Unterschrift…

Als Inhaber oder Mitglied eines DocuSign-Kontos können Sie Ihre handschriftliche Unterschrift einscannen und in Ihr Profil hochladen. Mit einem mobilen Gerät können Sie Ihre Unterschrift auch auf dem Touchscreen zeichnen.

Alternativ können Sie auf einem Computer eine “Unterschrift übernehmen” – aus einer Liste mit 20 systemgenerierten Unterschriften. Dass es sich dabei nicht unbedingt um ein Abbild Ihrer persönlichen handschriftlichen Unterschrift handelt, ist unwesentlich.

• Eine Signatur ist ein Rechtsbegriff, mit dem die “legale Absicht” nachgewiesen wird, sich an den Inhalt eines Dokuments zu binden.
• Sofern der Nachweis erbracht wird, dass eine Person (1) einer elektronischen Vertragsanbahnung zugestimmt hat und (2) eine Handlung vorgenommen hat, die dieser Absicht entspricht – etwa das Annehmen sowie Anhängen der Unterschrift -, gilt diese als rechtsverbindlich.
• DocuSigns Authentifizierungsmethoden – etwa SMS-Codes – und manipulationssichere elektronische Prüfpfade wie das Abschlusszertifikat liefern Beweise, die ein Gericht im Falle einer Nichtanerkennung verlangen würde.

Tinte ist nicht immer der bessere Beweis! Mit Ausnahme von in Gegenwart eines Zeugen oder Notars getätigten Unterschriften, ist die Echtheit einer handgeschriebenen Unterschrift normalerweise schwerer vor Gericht zu beweisen, da sie schwer zu validieren ist und leicht gefälscht werden kann. Man schätzt, dass nur etwas mehr als 50 Prozent der Erinnerungsstücke, die von Prominenten handschriftlich signiert sein sollen, als legitim gelten können. Bei den Beatles sollen es sogar lediglich sechs Prozent sein.

 

Ist DocuSign sicher?

DocuSign folgt branchenweit führenden Best Practices für die Sicherung von Daten und Transaktionen. Jede elektronische Signatur ist eindeutig, dokumentierbar, verschlüsselt und manipulationssicher. DocuSign garantiert die Vertraulichkeit aller Transaktionen und sorgt für eine lückenlose Protokollierung der Unterzeichnungsvorgänge.

DocuSign bietet Sicherheit auf Banken-Niveau, das heißt:

• Absolute Einhaltung von Sicherheitsstandards
• Vollständige Dokumentenverschlüsselung
• Hochsicherer Zugriff durch robuste Authentifizierungsoptionen
• Höchste Stufe der Durchsetzbarkeit von Transaktionen

 

Unsere Verträge beinhalten eine Formklausel, mit der die Vertragspartner die elektrische Unterschrift für die Verträge einvernehmlich vereinbaren:

 

# Formklausel

Zwischen den Parteien gilt als vereinbart, dass der Vertrag nicht in Papierform sondern in digitaler Form mit einer elektronischen Unterschrift geschlossen wird.

Unter www.steinbeis-wrs.de/elektronische-signaturen/ wird das eingesetzte System erläutert.